Hướng dẫn tổ chức sự kiện nhanh chóng tiết kiệm chi phí

Tổ chức sự kiện thành công luôn mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, ngoài việc quảng bá hình ảnh sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu, doanh nghiệp sẽ có cơ hội tiếp cận gần hơn với khách hàng mục tiêu và đối tác chiến lược.

Tổ chức sự kiện luôn là phương án đi đầu trong chuỗi các chiến lược pr và marketing mang lại nhiều hiệu quả và công dụng to lớn. Trong sự kiện các sản phẩm, thông tin và đặc điểm mà người tổ chức muốn truyền tải đều nhanh chóng đến với sự chú ý của khách hàng. Vì thế các doanh nghiệp, thương hiệu, công ty đều cần tổ chức sự kiện thì mới có thể phát triển về sau này.

Tuy nhiên để làm điều này ta cần am hiểu hơn nhiều về lĩnh vực truyền thông, nếu không thì sẽ gặp rất nhiều bất lợi về mặt chi phí, thời gian, công sức mà lại không mang đến hiệu quả triệt để. Để biết thêm về điều này, Truyền Thông Thành Phố chúng tôi sẽ hướng dẫn tổ chức sự kiện thật chi tiết để mọi người có thể hiểu rõ hơn về nó nhé!

 

Các bước chuẩn bị sự kiện

Lên kế hoạch tổ chức sự kiện

 

Bước đầu để lên kế hoạch tổ chức sự kiện, những thông tin căn bản là thứ cần nhất bạn cần phải nghiên cứu. Ngoài các loại hình có sự khác biệt ngoại lệ, đa phần chúng ta đều phải chuẩn bị các khâu quan trọng nhất như sau:

– Chủ đề mà chương trình muốn đề cập.

– Mục đích tổ chức sự kiện.

– Thông điệp mà sự kiện muốn gửi đến.

– Đối tượng thích hợp để tham dự, lượng khách mời phù hợp.

– Thời gian địa điểm diễn ra.

– Chi phí dự kiến làm sự kiện.

– Sự khác biệt vượt trội mà bạn đưa ra so với những công ty khác.

 

 

Xây dựng ý tưởng tổ chức sự kiện

 

Ý tưởng chính là nơi bắt nguồn của mọi thứ, sự kiện có thành công và diễn ra tốt đẹp hay không phần lớn phụ thuộc vào nó. Để làm điều này bạn cần có niềm cảm hứng vô tận với thứ mình đang làm hoặc tìm kiếm những người truyền cảm hứng. Người tổ chức sự kiện cần có sự sáng tạo và 1 chút táo bạo về ý tưởng mới có thể làm ra những chương trình mang sức ảnh hưởng lớn,đơn giản vì không có cách thức nào thu hút khách hàng nhiều bằng marketing cả.

 

Lên kế hoạch tổ chức sự kiện

 

Rất nhiều yếu tố khác nhau sẽ tạo nên kế hoạch tỏ chức sự kiện hoàn hảo

– Hãy tính kĩ lưỡng về nhân vụ để phục vụ cho sự kiện: điều này giúp kế hoạch của bạn nhẹ nhàng hơn.

– Các trang thiết bị cần thiết, hiệu ứng tối thiểu cho sự kiện.

– Phương tiện vận chuyển khách hàng trong sự kiện.

– Dự trù trước về tổng khoản chi phí.

– Thi công phông sân khấu sao cho đẹp mắt và thu hút.

– Dự đoán và kiểm soát rủi ro: rủi ro về kĩ thuật, về số lượng khách mời vượt quá dự kiến,…

 

 

Bắt đầu tiến hành sự kiện

 

 

Thực hiện kế hoạch tổ chức sự kiện

 

Sau khi đã hoàn tất các khâu chuẩn bị, việc kế tiếp bạn sẽ liên hệ với dịch vụ sự kiện để thực hiện. Quy mô lớn hay nhỏ mà sự kiện của bạn tổ chức sẽ quyết định thời gian dự trù để hoàn thành cho kịp ngày. Ngoài ra 1 số nhân vật không thể thiếu khi tổ chức sự kiện như MC, PG, ca sĩ, vũ đoàn, giám sát,… cũng cần nhắc để cho mọi hoạt động được cân bằng.

Ngoài con người, các hiện vật như cổng chào, tờ rơi, in standee và 1 số thứ khác cũng phải góp mặt đầy đủ, việc này rất quan trọng. Bên ban thi hành sự kiện cần có đội ngũ giám sát chặt chẽ để chắc chắn mọi thứ đều diễn ra thuận lợi, tránh gặp các tình huống ngoài ý muốn.

 

Dàn dựng tổ chức sự kiện

 

Những ngày cận kề thời điểm mà sự kiện diễn ra ta nên chuẩn bị cẩn thận trong từng bước. Chỉ cần 1 khâu nhỏ bị gián đoạn trục trặc đều gây nên ảnh hưởng lớn cho buổi lễ chính thức. Mọi người bên ban tổ chức có thể thảo luận với nhau kĩ và thống nhất lại ý kiến hợp lý nhất, sau đó tất cả cùng đưa phương án tốt vào ắt sẽ tạo nên được thành công lớn.

 

Tiến hành tổ chức sự kiện

 

Nói về thời gian, đây là thứ chúng ta cần phải đặt sao cho đúng là thuận lợi cho hầu hết phần đông khách hàng. Khi tất cả đã được đưa vào 1 quy trình, việc của bạn là chỉ cần kiểm tra lại và giám sát.

 

Cách kết thúc sau khi tổ chức sự kiện

 

 

Sau khi kết thúc buổi sự kiện đó, bạn hãy so sánh xem khoản thanh toán cần chi trả có tương đối giống với khoản dự trù hay không. Ngoài ra hãy sắp xếp lại mọi thứ lần nữa để có thể làm ra sự kiện tốt hơn cho lần sau.

 

Đơn vị nào chuyền về các dịch vụ sự kiện uy tín

Truyền Thông Thành Phố: đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

 

Bạn đang tìm công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp?
Theo khảo sát của Truyền Thông Thành Phố, có khoảng 80% doanh nghiệp chưa hài lòng 100% vào kết quả chương trình sự kiện do các đơn vị tự tổ chức. Những khó khăn chung mà các đơn vị tự tổ chức sự kiện thường hay gặp phải đó là:
– Thiếu kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết
– Ý tưởng tổ chức sự kiện thiếu sáng tạo
– Quá nhiều các dịch vụ phát sinh: trang phục, âm thanh, đạo cụ, địa điểm phục vụ sự kiện.
– Chi phí phát sinh chênh nhiều so với ngân sách dự kiến ban đầu
Truyền Thông Thành Phố – Giải pháp tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Truyền Thông Thành Phố là một trong những đơn vị tổ chức sự kiện uy tín chuyên nghiệp hàng đầu tại Việt Nam. Chúng tôi đã có hơn 13 năm hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, đã thực hiện thành công hàng trăm sự kiện mang tính chất quan trọng đối với khách hàng.

 

Khách hàng nhận được gì từ dịch tổ chức sự kiện của Truyền Thông Thành Phố

 

– Ý tưởng tổ chức sự kiện sáng tạo, độc đáo
– Trang thiết bị hiện đại, nhân sự chuyên nghiệp, nhiệt tình.
– Địa điểm tổ chức sự kiện linh hoạt: trong nhà, ngoài trời hay tự chọn của khách hàng đều có sự chọn lọc kỹ lưỡng
Với phương châm “Tất cả vì sự thành công của khách hàng”,  Truyền Thông Thành Phố luôn ưu tiên lợi ích mà khách hàng đạt được trong mỗi sự kiện, cung cấp cho khách hàng giải pháp tối ưu nhất, tiết kiệm nhất, đáp ứng mọi nhu cầu phát sinh nhanh chóng.
Các dịch vụ tổ chức sự kiện đa dạng của Truyền Thông Thành Phố
– Tổ chức lễ khai trương, khánh thành
– Tổ chức giới thiệu sản phẩm – dịch vụ
– Tổ chức lễ động thổ khởi công
– Tổ chức hội chợ – chạy roadshow
– Tổ chức họp báo – tọa đàm – hội thảo
– Tổ chức hội nghị – tri ân khách hàng
– Tổ chức biểu diễn nghệ thuật
– Tổ chức lễ kỷ niệm thành lập
– Tổ chức tiệc tất niên, tiệc cuối năm

Là 1 công ty quảng cáo, chúng tôi hi vọng những chia sẻ này cũng phần nào hỗ trợ cho bạn, cũng như tư vấn kinh nghiệm về cách thức hướng dẫn tổ chức sự kiện. Chúc quý khách sẽ có sự kiện cho mình thành công như mong đợi!
Doanh nghiệp của bạn đang có nhu cầu tìm kiếm đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, xin hãy vui lòng liên hệ với Truyền Thông Thành Phốđể nhận được tư vấn tốt nhất.

 

Công ty TNHH Dịch vụ Truyền thông Thành Phố

Tư Vấn: 089.6633.323
Email: info@truyenthongthanhpho.com
VPĐD: 240 đường 3 tháng 2, phường 12, quận 10, TPHCM
Xưởng in: 17 Lô H1, Đường số 40, KDC Tân Qui Đông, P.Tân Phong, Quận 7, TP.HCM
Sản Xuất: 6C Tú Xương Phường 7, Quận 3, Tp.HCM